چرا ایمیل‌های ارسال‌شده روی گوشی و کامپیوتر یکسان دیده نمی‌شوند؟

از کامپیوتر یک ایمیل می‌فرستید و گیرنده آن را دریافت می‌کند، اما همان پیام در پوشه «ارسال‌شده‌ها» روی گوشی دیده نمی‌شود. در حالت دیگر، وب‌میل پیام را نشان می‌دهد ولی پوشه Sent کامپیوتر خالی است. ارسال موفق و ذخیره نسخه ارسالی دو کار متفاوت‌اند؛ ممکن است نسخه پیام روی خود دستگاه ذخیره شده یا هر برنامه از پوشه متفاوتی روی سرور استفاده کند.

در این راهنما با یک پیام آزمایشی، محل نسخه ارسالی را پیدا می‌کنیم و تنظیم هر دستگاه را با پوشه مناسب سرور هماهنگ می‌کنیم. نام منوها به برنامه و نسخه سیستم‌عامل بستگی دارد. پیش از حذف حساب، تغییر نوع حساب یا جابه‌جایی پیام‌ها، از داده‌های محلی مهم نسخه پشتیبان داشته باشید.

آدرس کامل صندوق را در تنظیمات هر دو دستگاه مقایسه کنید؛ برای نمونه info@example.com با sales@example.com یکی نیست. همچنین ببینید حساب دوم یک نام مستعار یا alias است یا صندوقی مستقل. دو برنامه ممکن است ظاهر مشابهی داشته باشند، اما به حساب یا سرویس‌های متفاوت وصل شوند.

اگر دسترسی دارید، از مرورگر وارد وب‌میل رسمی همان سرویس ایمیل شوید و پوشه‌های «ارسال‌شده»، Sent یا Sent Items را ببینید. نام‌های مشابه می‌توانند پوشه‌های جدا باشند. نشانی وب‌میل را خودتان از پنل یا اطلاعات معتبر ارائه‌دهنده باز کنید؛ رمز را در لینک موجود در پیام ناشناس وارد نکنید.

۱. از صندوق خود، یک پیام کوتاه با موضوعی مشخص مثل «آزمایش ارسال ۱» به آدرس دیگری که خودتان کنترل می‌کنید بفرستید. اطلاعات حساس و پیوست لازم نیست. ۲. ابتدا در صندوق مقصد مطمئن شوید پیام واقعاً رسیده است. دیدن پیام در Sent به‌تنهایی اثبات تحویل به گیرنده نیست. ۳. در دستگاه فرستنده، پوشه ارسالی و زمان پیام را ببینید. سپس وب‌میل همان حساب را تازه کنید و همه پوشه‌های ارسالی مشابه را بررسی کنید. ۴. در دستگاه دوم اتصال اینترنت و همگام‌سازی حساب را فعال نگه دارید و پوشه‌های همان حساب را تازه کنید. یک بار این آزمایش را با ارسال از دستگاه دوم به یک آدرس تحت کنترل خودتان تکرار کنید.

برای هر پیام یادداشت کنید در کدام دستگاه و کدام پوشه دیده شد. به‌این‌ترتیب معلوم می‌شود مشکل در ثبت نسخه روی سرور است یا نمایش همان پوشه روی دستگاه دیگر.

| نتیجه | احتمال و قدم بعدی | | --- | --- | | پیام در Sent وب‌میل هست اما روی گوشی نیست | حساب، پوشه انتخاب‌شده، اشتراک پوشه یا همگام‌سازی گوشی را بررسی کنید. | | پیام فقط در دستگاه فرستنده دیده می‌شود | ممکن است نسخه در پوشه محلی دستگاه یا پوشه دیگری ذخیره شده باشد؛ تنظیم «نسخه پیام‌های ارسالی» را ببینید. | | یک پیام در Sent و دیگری در Sent Items است | ممکن است هر برنامه از پوشه جداگانه استفاده کند؛ مسیر پوشه صحیح سرور را با ارائه‌دهنده مشخص و برنامه‌ها را هماهنگ کنید. | | دو نسخه از یک پیام در سرور دیده می‌شود | شاید هم سرور و هم برنامه نسخه ذخیره می‌کنند؛ پیش از خاموش‌کردن یک گزینه، روش ارائه‌دهنده را بررسی کنید. | | پیام به گیرنده نمی‌رسد | ابتدا خطای ارسال یا تحویل را جدا بررسی کنید؛ تغییر پوشه Sent مشکل مسیر ارسال را ثابت نمی‌کند. |

این جدول سرنخ است، نه تشخیص قطعی. اگر برنامه هنگام ارسال پیام خطای رمز یا گواهی می‌دهد، ابتدا آن خطا را برطرف کنید.

در تنظیمات حساب برنامه، نوع دریافت را ببینید. در حساب IMAP، برنامه می‌تواند پوشه‌های صندوق روی سرور را نمایش و همگام کند. در حساب POP، رفتار دریافت و نگهداری پوشه‌ها متفاوت است و پیام‌های ارسالی ممکن است فقط در دستگاه ذخیره شوند. راهنمای انتخاب IMAP یا POP3 تفاوت این دو روش را توضیح می‌دهد.

تغییر حساب POP به IMAP با عوض‌کردن نام یک گزینه در همه برنامه‌ها انجام نمی‌شود. پیش از حذف یا ساخت دوباره حساب، ببینید پیام‌های قدیمی کجا هستند و نسخه پشتیبان محلی دارید یا نه؛ بعضی پیام‌ها ممکن است فقط روی همان دستگاه باشند. سپس با راهنمای ارائه‌دهنده و برنامه خود حساب جدید را به‌صورت کنترل‌شده اضافه کنید و قبل از حذف هر تنظیم قدیمی، نمایش پیام‌های ضروری را بررسی کنید.

در حساب IMAP، به محل پوشه دقت کنید: پوشه‌ای زیر نام همان حساب ایمیل معمولاً به صندوق مربوط است، در حالی که Local Folders یا پوشه «روی این رایانه» ممکن است فقط روی همان دستگاه باشد. برای همگام‌سازی، برنامه باید از پوشه سروری درست استفاده کند و مجوز و اتصال آن سالم باشد.

اگر از Thunderbird استفاده می‌کنید، مسیر رایج چنین است؛ نام گزینه‌ها ممکن است با نسخه یا زبان برنامه متفاوت باشد:

۱. منوی برنامه را باز کنید و به Account Settings بروید. ۲. در ستون کناری، حساب درست را انتخاب و بخش Copies & Folders را باز کنید. ۳. بخش مربوط به ذخیره نسخه پیام ارسالی را ببینید. اگر ارائه‌دهنده از برنامه می‌خواهد نسخه را ذخیره کند، گزینه نگهداری نسخه و پوشه Sent زیر همان حساب IMAP را انتخاب کنید، نه پوشه محلی رایانه. ۴. تغییر را ذخیره کنید، یک پیام آزمایشی جدید بفرستید و وب‌میل و دستگاه دوم را بررسی کنید.

اما همه سرویس‌ها یکسان نیستند: برخی ارائه‌دهندگان، هنگام ارسال، خودشان نسخه‌ای در پوشه ارسالی سرور می‌گذارند. اگر برنامه هم نسخه دوم اضافه کند ممکن است پیام تکراری شود. پیش از فعال یا غیرفعال‌کردن ذخیره نسخه، راهنمای همان ارائه‌دهنده را ببینید و با یک پیام آزمایشی تعداد نسخه‌ها را بررسی کنید. اگر ذخیره نسخه را خاموش کنید و سرور نیز نسخه نسازد، ممکن است اصلاً نسخه ارسالی نداشته باشید.

اگر پوشه سروری در فهرست برنامه پیدا نیست، در Thunderbird روی نام حساب راست‌کلیک و گزینه‌ای مانند Subscribe را باز کنید. فهرست پوشه‌های قابل اشتراک را تازه کنید و پوشه درست را انتخاب کنید. این کار پوشه را برای نمایش انتخاب می‌کند؛ نام و موجودبودن پوشه را با وب‌میل تطبیق دهید. تغییر namespace یا تنظیمات پیشرفته سرور را بدون راهنمای ارائه‌دهنده انجام ندهید.

در برنامه ایمیل گوشی، حساب موردنظر و بخش تنظیم پوشه‌های صندوق یا Mailbox Behaviors را پیدا کنید. اگر برنامه اجازه انتخاب پوشه ارسالی دارد، پوشه Sent مربوط به سرور همان حساب را انتخاب کنید. محل این گزینه در Android، iPhone و برنامه‌های مختلف یکسان نیست. اگر چنین گزینه‌ای وجود ندارد، از راهنمای برنامه و ارائه‌دهنده بپرسید چگونه پوشه ارسالی را تشخیص می‌دهد.

در Outlook نیز ابتدا نوع حساب و تنظیم ذخیره نسخه پیام ارسالی را در همان نسخه بررسی کنید. بعضی نسخه‌ها یا سرویس‌ها اجازه انتخاب دستی پوشه یا غیرفعال‌کردن ذخیره نسخه اضافی را می‌دهند. طبق مستندات Microsoft، در برخی حساب‌های IMAP اگر سرور خودش نسخه را ذخیره کند و Outlook نیز نسخه دیگری بفرستد، پیام تکراری می‌شود. خاموش‌کردن ذخیره نسخه برای همه حساب‌ها بدون آزمایش می‌تواند باعث نداشتن نسخه ارسالی شود.

بعد از تغییر هر دستگاه، یک پیام آزمایشی تازه بفرستید و نتیجه را در وب‌میل و دستگاه دوم ببینید. تنظیم جدید معمولاً نسخه‌های قدیمی را خودکار از پوشه محلی به پوشه سرور منتقل نمی‌کند؛ قبل از انتقال دستی پیام‌های قدیمی، از آن‌ها نسخه پشتیبان بگیرید و با چند پیام آزمایشی نتیجه را بسنجید.

۱. اتصال و ورود: اینترنت، نام حساب و پیام خطای برنامه را ببینید. هشدار گواهی یا رمز را جداگانه رفع کنید؛ تأیید دائمی گواهی ناشناس راه‌حل همگام‌سازی نیست. ۲. اشتراک پوشه: اگر پوشه در وب‌میل وجود دارد اما در فهرست IMAP دیده نمی‌شود، فهرست پوشه‌های حساب و گزینه Subscribe برنامه را بررسی کنید. ساختن چند پوشه Sent جدید بدون شناخت پوشه سرور ممکن است سردرگمی را بیشتر کند. ۳. فضای صندوق: اگر صندوق به سقف خود رسیده، ممکن است ذخیره یا همگام‌سازی نسخه جدید با خطا روبه‌رو شود. مقدار مصرف و پیام خطا را در پنل ایمیل یا از ارائه‌دهنده بگیرید. پیش از حذف پیام‌ها، نیاز به نگهداری و نسخه پشتیبان را بررسی کنید. ۴. فیلتر نمایش: فیلتر «خوانده‌نشده»، بازه تاریخ یا جست‌وجو را پاک کنید و پوشه را دوباره ببینید. ممکن است پیام وجود داشته باشد ولی در نمایش فعلی فیلتر شده باشد. ۵. نسخه تکراری: زمان و گیرنده دو مورد را مقایسه کنید و ببینید آیا واقعاً دو نسخه ذخیره شده یا دو بار ارسال اتفاق افتاده است. پیش از حذف گروهی یا تغییر خودکار، منبع هر نسخه و پیام‌های مهم را بررسی کنید.

اگر فقط یک دستگاه مشکل دارد، نام برنامه، نسخه آن، نوع حساب و نتیجه آزمایش وب‌میل را برای پشتیبانی همان برنامه یا سرویس ایمیل بفرستید. رمز و محتوای خصوصی پیام‌ها را نفرستید.

یک پیام از گوشی و یک پیام متفاوت از کامپیوتر به صندوق تحت کنترل خود بفرستید. بررسی کنید هر دو واقعاً به مقصد برسند و نسخه هرکدام یک بار در پوشه سروری موردنظر در وب‌میل و هر دو دستگاه دیده شود. اگر ارائه‌دهنده رفتار متفاوتی دارد، نتیجه را با تنظیمات همان سرویس مقایسه کنید.

پیام‌های قدیمی که فقط در پوشه محلی هستند ممکن است نیاز به انتقال جداگانه داشته باشند. قبل از هر جابه‌جایی، پشتیبان بگیرید، فضای صندوق را بسنجید و ابتدا یک پیام غیرحساس را آزمایش کنید. حذف حساب یا پاک‌کردن پوشه قدیمی را به بعد از تأیید مشاهده پیام‌ها در مقصد موکول کنید.

اگر برای کسب‌وکار از آدرس ایمیل تحت دامنه استفاده می‌کنید، می‌توانید شرایط ثبت دامنه نت‌آرام را ببینید. خود صندوق ایمیل و فضای آن را نیز باید از سرویس‌دهنده مناسب تهیه یا مدیریت کنید؛ ثبت دامنه به‌تنهایی تنظیم همگام‌سازی دستگاه‌ها را انجام نمی‌دهد.