انتقال ایمیل دامنه به سرویس جدید؛ چطور پیام‌ها را از دست ندهیم؟

می‌خواهید ایمیل info@example.com را از سرویس قبلی به سرویس جدید منتقل کنید؟ رکورد MX مثل نشانی اداره پستی است که نامه‌های دامنه باید به آن برسند. عوض‌کردن آن فقط مسیر پیام‌های تازه را تغییر می‌دهد؛ صندوق‌های قبلی و نامه‌های داخلشان خودبه‌خود منتقل نمی‌شوند. اگر سرویس قدیمی را زود ببندید، دسترسی به بعضی پیام‌ها را هم از دست می‌دهید.

در این راهنما انتقال را به چند کار روشن تقسیم می‌کنیم. نام example.com در مثال‌ها ساختگی است؛ از اطلاعات سرویس خودتان استفاده کنید.

فقط صندوق اصلی را نبینید. آدرس‌های فروش و پشتیبانی، نام‌های مستعار، فورواردها، پاسخ خودکار و برنامه‌هایی مانند فرم سایت یا نرم‌افزار حسابداری را هم یادداشت کنید. بررسی کنید هر کدام از چه سروری ایمیل می‌فرستند و می‌گیرند.

روی سرویس جدید، دامنه را طبق دستور ارائه‌دهنده تأیید کنید و صندوق‌ها را با همان نام‌ها بسازید. برای هر کاربر رمز جدید امن مشخص کنید و راه دسترسی به وب‌میل یا تنظیمات IMAP و SMTP را از ارائه‌دهنده بگیرید. پیش از قطع سرویس قبلی، به هر دو حساب دسترسی داشته باشید.

از ارائه‌دهنده جدید درباره ابزار انتقال ایمیل بپرسید. بسیاری از سرویس‌ها با اتصال IMAP می‌توانند پوشه‌ها و پیام‌های قدیمی را به صندوق جدید کپی کنند. نام سرور، نام کاربری و روش اتصال صحیح را از هر دو سرویس بگیرید و رمز را فقط در مسیر مطمئن وارد کنید.

بعد از کپی، تعداد و چند پیام نمونه را در صندوق جدید باز کنید. پوشه Sent و پوشه‌های ساخته‌شده توسط کاربر را هم ببینید. اگر در برنامه‌ای از POP استفاده می‌شود، ممکن است بعضی نامه‌ها فقط روی دستگاه ذخیره شده باشند؛ آن دستگاه را نیز بررسی کنید. یک خروجی پشتیبان جداگانه تا پایان کار نگه دارید.

رکورد MX به فرستنده‌ها می‌گوید نامه‌های دامنه را به کدام سرور تحویل دهند. برای دیدن پاسخ فعلی، در PowerShell ویندوز دستور زیر را اجرا کنید:

در لینوکس یا مک می‌توانید از این دستور استفاده کنید:

عدد کنار هر مقصد، اولویت آن است و عدد کوچک‌تر معمولاً ترجیح داده می‌شود. TTL مدت زمانی است که پاسخ DNS می‌تواند در حافظه دیگر سامانه‌ها نگه داشته شود. مقدارها و TTL قبلی را ذخیره کنید تا در صورت نیاز امکان بازگشت داشته باشید. مقادیر مقصد جدید را مستقیماً از دستورالعمل همان ارائه‌دهنده دریافت کنید؛ نام سرور و اولویت‌ها برای همه یکسان نیست.

اگر امکان کاهش TTL دارید، این کار را پیش از انتقال انجام دهید و دست‌کم به اندازه TTL قبلی صبر کنید. کاهش TTL درست در لحظه تغییر، پاسخ‌هایی را که قبلاً ذخیره شده‌اند فوری عوض نمی‌کند.

در پنلی که نیم‌سرورهای فعال دامنه به آن اشاره می‌کنند، رکوردهای MX را مطابق راهنمای ارائه‌دهنده جدید جایگزین کنید. بدون هماهنگی، MX دو شرکت مستقل را با هم مخلوط نکنید: ممکن است نامه‌ها به صندوقی برسند که آماده دریافت نیست یا کاربران از آن خبر ندارند.

اگر سایت روی cPanel است اما ایمیل قرار است در سرویس دیگری دریافت شود، تنظیم Email → Email Routing را هم با پشتیبانی بررسی کنید. تنظیم اشتباه ممکن است باعث شود پیام‌هایی که از همان سرور سایت ارسال می‌شوند به صندوق محلی قدیمی بروند. تغییر خودکار این گزینه در همه شرایط قابل فرض نیست.

رکوردهای SPF، DKIM و DMARC به گیرنده کمک می‌کنند فرستنده و سیاست ایمیل دامنه را بشناسد؛ آن‌ها را مطابق دستور ارائه‌دهنده جدید و با توجه به فرستنده‌های فعلی تنظیم کنید. چند رکورد SPF جداگانه برای یک نام نسازید؛ اگر چند سرویس مجازند، تنظیم صحیح باید با هم هماهنگ شود. راهنمای SPF و DKIM و DMARC به درک نقش آن‌ها کمک می‌کند.

از یک ایمیل خارج از دامنه به هر آدرس مهم پیام آزمایشی بفرستید؛ شماره یا زمان متفاوتی در موضوع هر پیام بگذارید. دریافت را در صندوق جدید و قدیمی ببینید و ارسال پاسخ را هم آزمایش کنید. تا زمانی که احتمال رسیدن پیام به سرویس قدیمی وجود دارد، آن را فعال و قابل‌دسترسی نگه دارید. مدت دقیق را با ارائه‌دهندگان و با توجه به TTL و وضعیت پیام‌ها تعیین کنید؛ هیچ زمان ثابتی تضمین تحویل همه پیام‌ها نیست.

در پایان یک بار دیگر انتقال نامه‌ها را هماهنگ کنید تا پیام‌هایی که هنگام جابه‌جایی به صندوق قبلی رسیده‌اند از قلم نیفتند. اگر پیامی نرسید، گزارش عدم تحویل و زمان ارسال آن را نگه دارید و از پشتیبانی هر دو سرویس بخواهید مسیر همان پیام را بررسی کنند.

منابع: راهنمای Email Routing در cPanel و راهنمای آماده‌سازی TTL پیش از تغییر MX. برای مدیریت دامنه نیز می‌توانید خدمات ثبت دامنه را ببینید.