موجودی ووکامرس بعد از لغو سفارش برنگشته است؛ چطور علت را پیدا کنیم؟

مشتری سفارش خود را لغو کرده، اما محصول هنوز ناموجود دیده می‌شود. اولین واکنش ممکن است اضافه‌کردن دستی یک عدد به موجودی باشد؛ ولی اگر ووکامرس موجودی را قبلاً برگردانده یا فروش دیگری هم انجام شده باشد، این کار می‌تواند باعث فروش کالایی شود که در انبار ندارید. ابتدا باید بفهمیم کدام سفارش لغو شده، کدام محصول و گونه را تغییر داده و موجودی واقعی انبار چقدر است.

این راهنما برای مدیر فروشگاه ووکامرس است. نام گزینه‌ها ممکن است با نسخه ووکامرس، ترجمه و افزونه‌های موجودی متفاوت باشد. مثال‌ها فرضی‌اند. پیش از تغییر سفارش واقعی یا تنظیمات موجودی، از سایت و پایگاه داده پشتیبان قابل بازیابی داشته باشید و با مسئول انبار و پرداخت هماهنگ کنید.

فرض کنید از یک کفش سایز ۴۰، سه عدد داشتید. مشتری اول یک عدد سفارش می‌دهد و بعد سفارش او لغو می‌شود. در همین فاصله مشتری دیگری دو عدد می‌خرد. حتی اگر یک عدد سفارش اول درست به موجودی برگشته باشد، ممکن است موجودی فعلی فقط یک عدد باشد. پس اینکه عدد به «سه» برنگشته، به‌تنهایی ثابت نمی‌کند فرآیند بازگردانی خراب است.

شماره سفارش موردنظر، نام و شناسه محصول یا SKU، گونه انتخاب‌شده، تعداد کالا و زمان لغو را یادداشت کنید. سپس تغییرات انبار، سفارش‌های دیگر و هر اصلاح دستی در همان بازه را کنار هم بگذارید. اگر فروشگاه به سیستم حسابداری یا انبار بیرونی وصل است، مشخص کنید کدام سیستم مرجع نهایی تعداد موجودی است.

در پیشخوان به ووکامرس ← سفارش‌ها بروید، سفارش را با شماره آن باز کنید و وضعیت فعلی را ببینید. «در انتظار پرداخت»، «در حال انجام»، «لغوشده» و «مستردشده» یکسان نیستند. بسته‌شدن صفحه پرداخت یا گفتن مشتری که خرید را نمی‌خواهد، الزاماً یعنی سفارش داخل ووکامرس واقعاً لغو شده است.

در همان صفحه بخش یادداشت‌های سفارش را بخوانید. ووکامرس ممکن است یادداشت کاهش یا افزایش موجودی، تغییر وضعیت و پیام درگاه را ثبت کرده باشد. متن و زمان یادداشت‌ها را به ترتیب کنار هم بگذارید. به‌دنبال نشانه‌ای باشید که نشان دهد موجودی این کالا واقعاً کم شده و سپس برای آن سفارش بازگردانده شده است. قالب پیام‌ها و جزئیات آن‌ها بین نسخه‌ها و افزونه‌ها می‌تواند متفاوت باشد؛ نبود یک یادداشت خاص به‌تنهایی تشخیص قطعی نیست.

اگر سفارش هنوز در انتظار پرداخت است، از وضعیت واقعی پرداخت مطمئن شوید. پیش از لغو، گزارش درگاه و تراکنش را بررسی کنید تا سفارش پرداخت‌شده را اشتباهی لغو نکنید. اگر پرداخت انجام شده اما وضعیت فروشگاه اشتباه مانده، ابتدا موضوع را با مسئول مالی و درگاه روشن کنید. تغییر تصادفی وضعیت بین «در حال انجام» و «لغوشده» برای آزمایش می‌تواند روی موجودی، ایمیل و فرآیند سفارش اثر بگذارد.

اگر سفارش واقعاً لغو شده و یادداشت نشان می‌دهد موجودی افزایش یافته، به جای افزودن دوباره عدد، سراغ سفارش‌های هم‌زمان، گونه محصول و انبار واقعی بروید. اگر هیچ سابقه روشنی ندارید، از یادداشت‌ها و نسخه‌های قبلی اطلاعات جمع کنید و از اصلاح کورکورانه خودداری کنید.

در ووکامرس ← پیکربندی ← محصولات ← موجودی انبار ببینید قابلیت مدیریت موجودی فروشگاه فعال است یا نه. سپس به محصولات ← همه محصولات بروید، محصول را ویرایش کنید و بخش داده‌های محصول ← موجودی انبار را ببینید.

در یک محصول ساده، اگر ردیابی تعداد موجودی برای آن فعال باشد، معمولاً یک عدد موجودی تعریف می‌شود. اگر ردیابی تعداد غیرفعال باشد، ممکن است فقط وضعیت‌هایی مانند «موجود»، «ناموجود» یا «پیش‌فروش» تعیین شده باشد؛ در این حالت انتظار افزایش خودکار یک عدد موجودی مثل محصول دارای شمارش، مناسب نیست. مسیر و نام گزینه‌ها در نسخه‌های مختلف ممکن است فرق کند.

پیش از فعال‌کردن شمارش برای محصولی که قبلاً فقط وضعیت داشته، تعداد واقعی را از انبار بگیرید. سپس در زمان مناسب و با هماهنگی مسئول فروشگاه، تنظیم را تغییر و عدد درست را وارد کنید. عددی را که فقط حدس می‌زنید در موجودی ننویسید؛ ممکن است فروش هم‌زمان یا کالاهای رزروشده هنوز در حساب نیامده باشند.

اگر محصول رنگ یا اندازه دارد، در صفحه سفارش دقیقاً ببینید مشتری کدام گونه را خریده است؛ برای مثال «کفش مشکی، سایز ۴۰» با سایز ۴۱ یکی نیست. سپس صفحه ویرایش محصول را باز کنید و در بخش تغییرات یا Variations همان گونه را پیدا کنید.

ووکامرس می‌تواند موجودی را در سطح محصول اصلی یا سطح گونه مدیریت کند. اگر تعداد در سطح گونه ثبت شده باشد، برگشت موجودی سایز ۴۰ لزوماً عدد سایز ۴۱ را تغییر نمی‌دهد. اگر موجودی مشترک در سطح محصول اصلی مدیریت می‌شود، باید همان سطح را بررسی کنید. افزونه‌های موجودی مشترک نیز ممکن است قواعد دیگری داشته باشند.

برای تشخیص، شناسه و نوع مدیریت موجودی محصول و گونه را با کالای سفارش تطبیق دهید. اگر چند رنگ یا سایز نام مشابه دارند، SKU یا شناسه را با دقت مقایسه کنید. بعد از شناسایی محل شمارش، عدد نمایش‌داده‌شده را با موجودی فیزیکی و سفارش‌های دیگر مقایسه کنید. تغییر هم‌زمان عدد محصول اصلی و گونه بدون شناخت نحوه مدیریت می‌تواند موجودی را دو بار اصلاح کند.

در تنظیمات ووکامرس ← پیکربندی ← محصولات ← موجودی انبار ممکن است گزینه‌ای مانند «نگهداری موجودی برای X دقیقه» یا Hold stock ببینید. در تنظیمات استاندارد ووکامرس، موجودی برای سفارش پرداخت‌نشده می‌تواند برای مدتی نگه داشته شود و پس از رسیدن به مهلت، سفارش در انتظار طبق قواعد ووکامرس لغو و رزرو آن آزاد شود. مقدار خالی یا تنظیمات سفارشی ممکن است رفتار متفاوتی ایجاد کند.

اگر محصول ناموجود به نظر می‌رسد، سفارش‌های در انتظار همان کالا را در همان بازه ببینید. زمان ساخت، وضعیت سفارش و مقدار نگهداری را یادداشت کنید. اگر زمان گذشته اما وضعیت تغییر نکرده، ممکن است اجرای کارهای زمان‌بندی‌شده، نسخه یا افزونه‌های فروشگاه نیاز به بررسی داشته باشند؛ منتظرماندن صرف هم راه‌حل همه وضعیت‌ها نیست. راهنمای بررسی صف کارهای ووکامرس برای دنبال‌کردن کارهای زمان‌بندی‌شده می‌تواند کمک کند.

توجه کنید «سفارش در انتظار پرداخت» با همه وضعیت‌های سفارش یکسان نیست. فروشگاه ممکن است برای انتقال بانکی یا درگاه خاص، قوانین دیگری داشته باشد. زمان نگهداری را بدون درنظرگرفتن شیوه پرداخت تغییر ندهید؛ کوتاه‌کردن عجولانه آن می‌تواند سفارش واقعی مشتری را پیش از تکمیل پرداخت لغو کند.

ابتدا از مسئول انبار تعداد فیزیکی قابل فروش و سفارش‌هایی را که هنوز باید کنار گذاشته شوند بگیرید. سپس یادداشت سفارش لغوشده، فروش‌های هم‌زمان، مرجوعی‌ها و هر تغییر دستی یا همگام‌سازی سیستم بیرونی را بررسی کنید. هدف این است که به یک عدد قابل توضیح برسید، نه اینکه صرفاً یک عدد به موجودی قبلی اضافه کنید.

برای مثال، اگر انبار تأیید می‌کند دو عدد قابل فروش وجود دارد و تمام سفارش‌های معتبر همان زمان در این محاسبه لحاظ شده‌اند، مدیر می‌تواند در محصول ← موجودی انبار یا در موجودی گونه درست، عدد تأییدشده را وارد و محصول را ذخیره کند. قبل از ذخیره، نام محصول، گونه و روش مدیریت موجودی را دوباره بخوانید. نام فرد، زمان، عدد قبل و بعد و دلیل اصلاح را در سوابق داخلی فروشگاه ثبت کنید.

اگر فروشگاه در لحظه سفارش زیادی دریافت می‌کند، بین شمارش و ذخیره ممکن است فروش تازه‌ای رخ دهد. اصلاح را با مسئول انبار و فرآیند عملیاتی فروشگاه هماهنگ کنید تا عدد تازه با تغییر هم‌زمان بازنویسی نشود. اگر یک نرم‌افزار بیرونی به‌طور خودکار موجودی را به ووکامرس می‌فرستد، تغییر دستی سایت ممکن است در همگام‌سازی بعدی بازنویسی شود؛ ابتدا منبع اصلی را مشخص کنید.

تغییر وضعیت سفارش به «لغوشده» لزوماً پول پرداخت‌شده را به حساب مشتری برنمی‌گرداند. بازپرداخت باید از روش معتبر همان درگاه و فرآیند مالی فروشگاه پیگیری و نتیجه آن ثبت شود. در حالت مرجوعی هم ابتدا باید بدانید کالا واقعاً به انبار برگشته و قابل فروش است یا خیر.

هنگام ثبت استرداد در ووکامرس، گزینه‌ای برای بازگرداندن موجودی اقلام مستردشده ممکن است وجود داشته باشد. پیش از انتخاب آن، مطمئن شوید برای همان اقلام قبلاً بازگشت موجودی ثبت نشده و تعداد مستردشده درست است. بازپرداخت بخشی از سفارش با لغو کل سفارش یکسان نیست. اگر درگاه پرداخت یا افزونه انبار رفتار سفارشی دارد، مستندات همان افزونه و نتیجه تراکنش را هم بررسی کنید.

از یک محصول آزمایشی با موجودی مشخص و یک سفارش آزمایشی بی‌خطر در محیط آزمایشی استفاده کنید. نسخه ووکامرس، قالب و افزونه‌های مرتبط با انبار یا پرداخت را با سایت اصلی یکسان نگه دارید. این مسیر را ثبت کنید:

۱. موجودی اولیه و تنظیم سطح محصول یا گونه را یادداشت کنید. ۲. سفارش آزمایشی بسازید و وضعیت و یادداشت کاهش یا رزرو را ببینید؛ بدون درگاه واقعی یا برداشت وجه از مشتری. ۳. سفارش آزمایشی را طبق سناریوی واقعی لغو کنید و یادداشت‌ها و عدد نهایی را ثبت کنید. ۴. اگر در محیط آزمایشی هم نتیجه غلط است، افزونه‌های مرتبط را طبق یک برنامه و یکی‌یکی بررسی کنید؛ بعد از هر تغییر همان آزمایش را تکرار کنید. افزونه فروشگاه اصلی را هنگام خرید مشتریان برای آزمون تصادفی غیرفعال نکنید.

اگر مشکل با یک افزونه یا همگام‌سازی مشخص تکرار شد، نسخه‌ها، شماره سفارش آزمایشی و مراحل بازتولید را بدون اطلاعات شخصی یا پرداخت برای سازنده همان ابزار بفرستید. حذف مستقیم ردیف‌های پایگاه داده یا دستکاری تعداد همه محصولات بدون تشخیص، راه‌حل عمومی و امنی نیست.

عدد قابل فروش را با انبار تطبیق دهید، محصول یا گونه درست را در سایت ببینید و با یک سبد آزمایشی بدون پرداخت بررسی کنید که بیش از موجودی مجاز قابل سفارش نباشد. نتیجه سفارش‌های واقعی و فرآیند بازپرداخت را جداگانه بررسی کنید. پس از پایان آزمایش، محصول یا سفارش آزمایشی را طبق برنامه فروشگاه مدیریت کنید.

برای فروشگاه‌های رو به رشد می‌توانید امکانات هاست پربازدید ووکامرس نت‌آرام را بررسی کنید. تنظیم درست موجودی و پرداخت همچنان به پیکربندی ووکامرس و فرآیند انبار بستگی دارد.