ایمیل دریافت نمی‌کنید؟ خطای 552 و پرشدن صندوق را رفع کنید

اگر ایمیل جدید دریافت نمی‌کنید و فرستنده خطای 552 Mailbox full می‌گیرد، معمولاً سهمیهٔ همان صندوق به پایان رسیده است. این خطا با پرشدن فضای کل هاست یکی نیست. ممکن است حساب cPanel فضای آزاد داشته باشد ولی یک آدرس مثل sales@example.com به سقف صندوق خودش رسیده باشد. پیام برگشتی را نگه دارید و آدرس دقیق مقصد را بررسی کنید؛ شاید مشکل فقط برای یک صندوق باشد.

وارد cPanel شوید و بخش Email Accounts را باز کنید. مقابل صندوق موردنظر روی Manage بزنید تا مقدار مصرف و سقف آن را ببینید. گزینهٔ Free up Email Storage یا Email Disk Usage هم پوشه‌های پرمصرف را نشان می‌دهد. در جدول می‌توانید بر اساس اندازه مرتب کنید و ببینید Inbox، Sent یا پوشهٔ دیگری بیشترین فضا را گرفته است. نام منو بسته به نسخهٔ cPanel کمی فرق می‌کند.

مستند Email Disk Usage در cPanel امکان دیدن صندوق‌ها و پیدا کردن پیام‌های بزرگ یا قدیمی را توضیح می‌دهد. اگر منوی Email Disk Usage را ندارید، شاید دسترسی شما Webmail باشد، نه cPanel؛ از مدیر هاست بخواهید مصرف و سهمیهٔ همان صندوق را اعلام کند.

اگر نامهٔ مهم یا پیوست کاری دارید، اول آن را با IMAP در برنامهٔ ایمیل همگام و در یک محل امن آرشیو کنید. مطمئن شوید فایل محلی واقعاً باز می‌شود؛ صرف دیدن نام پیام به معنی داشتن نسخهٔ کامل نیست. پس از آرشیو می‌توانید پیام‌های قدیمی یا پیوست‌های غیرضروری را حذف کنید. اگر چند دستگاه با همان صندوق وصل‌اند، حذف از سرور ممکن است از دستگاه‌های دیگر هم پاک شود.

در Email Disk Usage صندوق درست را باز کنید و بر اساس پیام‌های بزرگ یا قدیمی جست‌وجو کنید. اول نمونهٔ کوچکی از پیام‌های غیرضروری را انتخاب کنید، حذف دائمی را تأیید کنید و مصرف را دوباره بخوانید. اگر همهٔ صندوق را خالی کنید، احتمال حذف اشتباه نامه‌های لازم بیشتر می‌شود. پیام‌هایی که در Trash یا Spam هستند را هم بررسی کنید؛ رفتار محاسبهٔ سهمیه ممکن است در نسخهٔ سیستم شما متفاوت باشد.

در Webmail پوشه‌های Inbox، Sent، Trash و Spam را جدا بررسی کنید. پیام‌های بزرگ را بر اساس اندازه مرتب کنید، اما پیش از حذف، پیوست را دانلود کنید. حذف پیام ممکن است آن را ابتدا به Trash ببرد؛ اگر سهمیه هنوز پر است، Trash را هم طبق سیاست نگهداری خودتان خالی و صفحه را دوباره بارگذاری کنید. در برخی سیستم‌ها عدد مصرف با کمی تأخیر به‌روز می‌شود، پس یک بار خروج و ورود دوباره یا چند دقیقه انتظار ممکن است لازم باشد.

اگر صندوق با IMAP در Outlook، موبایل یا Thunderbird استفاده می‌شود، حذف در یکی از آن‌ها معمولاً با سرور همگام می‌شود. POP3 ممکن است رفتار متفاوتی داشته باشد و نسخهٔ پیام روی دستگاه باقی مانده باشد. پیش از حذف دسته‌ای، یک پیام آزمایشی را انتخاب کنید تا مطمئن شوید نسخه‌ای که می‌خواهید نگه دارید واقعاً کجا ذخیره شده است.

در Email Accounts → Manage → Storage ممکن است مدیر حساب اجازه دهد سقف صندوق را تغییر دهید. پیش از افزایش، فضای آزاد کل حساب و تعداد صندوق‌های دیگر را ببینید. اگر همهٔ صندوق‌ها بزرگ‌تر شوند، ممکن است سهمیهٔ کل هاست پر شود و سایت هم دیگر نتواند فایل بسازد. سقف نامحدود را فقط وقتی انتخاب کنید که میزبان و برنامهٔ مصرف روشن باشد؛ در غیر این صورت بهتر است برای هر صندوق اندازهٔ مشخص و قابل پیگیری بگذارید.

اگر دکمهٔ تغییر سهمیه نیست، شما اجازهٔ انجامش را ندارید. از مدیر هاست بپرسید آیا می‌تواند سقف صندوق را کمی افزایش دهد و آیا فضای کلی برای آن دارد. ارسال دوبارهٔ درخواست، راه حل فضای پر نیست؛ تا وقتی سهمیه آزاد نشده، پیام جدید همچنان برمی‌گردد.

پس از آزادشدن فضا، یک ایمیل تازه از نشانی دیگری به صندوق بفرستید و پاسخ را دریافت کنید. سپس از فرستندهٔ پیام برگشتی بخواهید ایمیل قبلی را دوباره بفرستد. سیستم‌ها معمولاً پیام‌های ردشده را بعد از آزادشدن فضا خودکار تحویل نمی‌دهند؛ مسئولیت ارسال دوباره با فرستنده است. از او بخواهید نشانی مقصد را دقیقاً از پیام برگشتی کپی کند تا اشتباه تایپی نباشد.

اگر عدد مصرف پایین آمده اما خطا ادامه دارد، یک بار آدرس دقیق، سهمیهٔ واقعی، فضای حساب کلی و زمان آزمون را به پشتیبانی بدهید. گاهی ایمیل به صندوق دیگری منتقل می‌شود یا سهمیه هنوز به‌روز نشده است. آموزش ساخت ایمیل دامنه در DirectAdmin مسیر پنل دیگری را نشان می‌دهد؛ اصل کار در هر دو پنل یکی است: صندوق درست را پیدا کنید، پیام‌های لازم را نگه دارید و پس از آزادشدن جا، دریافت را آزمایش کنید.

پیش از حذف پیام‌های کاری، پیوست و متن لازم را در محل امن نگه دارید و طبق سیاست نگهداری کسب‌وکار پیش بروید. انتقال به پوشهٔ محلی Outlook فقط وقتی نسخهٔ پشتیبان است که آن پوشه واقعاً روی دستگاه ذخیره شده و فایل داده سالم باشد. اگر پیام را در یک پوشهٔ دیگر روی همان صندوق سرور گذاشته‌اید، هنوز ممکن است از سهمیه استفاده کند.

پس از افزایش سهمیه، مقدار جدید را در صفحهٔ cPanel بخوانید و Webmail را تازه کنید. اگر صندوق با IMAP هنوز خطا می‌دهد، برنامهٔ ایمیل را یک بار همگام کنید؛ هشدار قدیمی ممکن است در برنامه باقی مانده باشد. یک پیام آزمایشی کوچک بفرستید. پس از دریافت موفق، از فرستندهٔ پیام برگشتی بخواهید آن را دوباره ارسال کند؛ پیام ردشده معمولاً خودکار به صندوق برنمی‌گردد.